Бизнес-Пресса Бизнес-Пресса
Бизнес-Пресса Бизнес-Пресса
ПОИСК:      

Контакты
Подписка
Реклама
Архив

ПАРТНЕРЫ



ЛАНДСКНЕХТЫ ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ

Уж сколько раз твердили миру…

Тема автоматизации управленческих процессов не раз освещалась в материалах газеты «Бизнес в Сибири». Но проблема эта весьма многогранна, и её острота особенно проявилась в кризисные для многих предприятий времена. Кроме того, когда экономить приходится на всём, будет не лишним посмотреть, а всё ли у нас в порядке в этой сфере? «Автоматизация бизнес-процессов однозначно позволяет сократить расходы по всем направлениям затрат на предприятии и минимизировать «человеческий фактор», будь то роботизированный комплекс по выпуску продукта или интеллектуальная IT-система, управляющая целым комплексом процессов», – напоминает руководитель специализированной бухгалтерской службы СБС-Фидем Евгений БОГАТЫРЕВ. «Мы ведь внедряем всевозможные автоматизированные системы для того, чтобы поднять производительность труда, чтобы сотрудник за единицу времени приносил больше пользы компании, позволял больше зарабатывать. Систему не обманешь – она выдаст столько, сколько ты наработал. Если она грамотно построена, если своевременно пополняется данными, она позволяет упростить управленческие решения. Ну и не секрет – сократить, если надо, какие-то рабочие места»,– дополняет генеральный директор компании «ХайТИС» Вадим КРАСНОВ.

Начальник управления по внедрению программного обеспечения ЗАО «Информационные технологии и связь» Дмитрий ЕФРЕМОВ считает, что для того чтобы бизнесом управлять не интуитивно и не эмоционально, нужен инструмент, который дает объективную и реальную картину происходящего. Система автоматизации бизнес-процессов - тот самый инструмент, который позволит решить целый ряд задач: от увеличения прозрачности бизнеса, до получения полноценной финансовой отчетности. «Система автоматизации бизнес-процессов – это именно система, которую отличают от хаоса четкие, ясные, логичные принципы работы компании, реализованные в виде программного продукта, позволяющие отследить причинно-следственную связь во всех процессах компании, и на выходе получить инструменты для анализа и принятия решений»,– уточняет Дмитрий ЕФРЕМОВ.

Причём, по мнению Вадима КРАСНОВА, не имеет значения, когда начинать процессы автоматизации – в действующем предприятии или при открытии нового бизнеса. Если в действующем производстве это сделать проще потому, что отлажена структура, организованы все цепочки и отлажено взаимодействие между ними, прописаны протоколы общения, есть приказы, локальные регламенты, то квалифицированный профессионал, открывающий новое дело, может всё предусмотреть. И, напротив, некомпетентный руководитель, затевая автоматизацию и не доверяя старым кадрам, может всё развалить.

Эксперты солидарны в том, что подход к решению задач автоматизации должен быть системным. Давно стало аксиомой, что нельзя «автоматизировать беспорядок», автоматизация должна производиться, если и поэтапно, но в соответствии с чётким планом. «Отсутствие автоматизации - это признак неустойчивости или недолговечности бизнеса. По той же причине «лоскутная» автоматизация – это «деньги на ветер». Автоматизация - это философия, это умение видеть структуру бизнеса, умение синтезировать и анализировать и многое другое»,– утверждает Евгений БОГАТЫРЕВ.

Основными признаками того, что бизнес-процессы компании нуждаются в автоматизации, по мнению представителя ЗАО «Информационные технологии и связь», всегда было, и остается невыполнение обязательств перед клиентами – заказчиками, либо поставщиками. А также отсутствие коммуникаций внутри компании, между её отделами и отдельными сотрудниками. «Зачастую сотрудники вручную оформляют документы вместо того, чтобы производить или продавать – львиная доля рабочего времени затрачивается на рутинные операции, которые в автоматизированной системе выполняются намного быстрее, а зачастую мгновенно», – уточняет Дмитрий ЕФРЕМОВ.

Причём автоматизация - это не обязательно безумно дорого, поскольку многие «коробочные» программные продукты рассчитаны на то, что пользователь будет адаптировать их самостоятельно. Главная рекомендация специалистов – чтобы эти программы были лицензированными, как требует закон. «Если задачи, которые решает клиент, не требуют дорогих программ или всего пакета, мы советуем купить только самое необходимое, или вообще обойтись программами открытого доступа, – говорит Вадим КРАСНОВ, – А чтобы не было накладно, определяем очерёдность, вплоть до составления годового бизнес-плана: когда что приобретать, чтобы сеть отвечала реалиям сегодняшнего дня; когда заменить сервер; поставить систему защиты информации; улучшить энергообеспечение и так далее».


Систематизация системы

К системному подходу в автоматизации управления Евгений БОГАТЫРЕВ относит определение целей деятельности бизнеса и миссии компании, того, во что превратится эта затея через пять, десять, двадцать лет. А в соответствии с конечными целями и следует строить план автоматизации. То, насколько глубокой должна быть автоматизация, определяется потребностью в информации руководителя предприятия и топ-менеджеров. Обычно для руководителя необходимы максимум три отчета в бумажном или электронном виде, содержащие ключевые показатели бизнеса: выручка за предыдущий день, объем выпущенной продукции, количество обслуженных заказов и т. п., как правило, предоставляемые ежедневно.

Вся задача автоматизации системы управления сводится к тому, чтобы руководитель предприятия каждое утро получал необходимый отчет, вне зависимости от того, в офисе он находится или в командировке. Но для того чтобы это произошло, необходима слаженная, эффективная работа огромного механизма. «Понятно, что отчет руководителя - это верхушка айсберга, – говорит Евгений БОГАТЫРЕВ. – Самое главное: автоматизация не должна быть искусственной, но определяться естественными потребностями. Профессионалы в области автоматизации изучат состояние дел на предприятии и предложат все необходимое. Средства вторичны, важен конечный результат – руководитель предприятия должен получать отчет о состоянии бизнеса для принятия оперативных решений».

Процедуры комплексной автоматизации бизнеса Дмитрий ЕФРЕМОВ разделяет на три этапа: моделирование, внедрение и сопровождение. К моделированию он относит детализацию и описание процессов, происходящих в компании, построение матриц ответственности, отработку проблемных ситуаций, формирование регламентирующих документов. В процессе внедрения назначаются аудиторы процессов, определяются лица, принимающие решения по результатам аудита, отрабатываются процедуры принятия решений. А сопровождение заключается в проведении проверки экспертами соответствия процессов и документов с заданной периодичностью. «Как показывает практика, – делится наблюдениями Дмитрий ЕФРЕМОВ. – В результате формализации и описания бизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективные дублирующиеся операции. В процессе изменений, связанных с автоматизацией, имеется возможность устранить данные недостатки».

По опыту ООО «ХайТИС», программные продукты, установленные на компьютерах корпоративных клиентов, не всегда отвечают их потребностям, а функциональность этих продуктов далеко не всем необходима в том объеме, в котором предлагается поставщиком. Нередко, чтобы оптимизировать функционал или настроить ПО под бизнес-процессы заказчика, требуется привлечение программистов со стороны. Не каждое предприятие может себе это позволить и самостоятельно описать происходящие в компании бизнес-процессы. Фактически, когда специалисты компании начинают обследовать площадку заказчика, обнаруживается, что аппаратно-техническая платформа не всегда соответствует требованиям бизнес-приложений. Где-то наблюдается несвоевременность обмена информацией между приложениями, где-то слабым местом выступает аппаратная часть или канал связи, в результате чего снижается эффект от всей системы автоматизации. Чаще всего приходится приводить в порядок уже имеющуюся ИТ-структуру организации, а уже затем ее автоматизировать. «Первое, что мы производим после того, как заключаем договор, это приводим в порядок всю технику заказчика,– рассказывает Вадим КРАСНОВ. – Выворачиваем весь этот «чёрный ящик», набитый непонятно чем, вываливаем всё и складываем как положено». Но для того чтобы «расставить всё по местам», надо изучить структуру компании, понять, какие задачи она решает, какие приоритеты расставлены, какие стоят автоматизированные системы, с кем они завязаны. Уже потом в процессе взаимодействия с заказчиком привлеченные профессионалы помогают заказчику продвинуться на более высокий уровень. Тогда как накопленный ими опыт позволяет предостеречь клиента от ошибок на тернистом пути автоматизации бизнеса.

«Не секрет, – делится опытом Вадим КРАСНОВ, – что когда обслуживаешь ряд однотипных организаций, имеющих схожий бизнес, то можешь рассказать о положительном эффекте автоматизации на другом предприятии. Это помогает узнать прогрессивные технологии не из какого-то глянцевого проспекта, а из реальной практики – можно посмотреть, позвонить и узнать мнение».

Основными ошибками в реализации проектов автоматизации бизнес-процессов Евгений БОГАТЫРЕВ считает отсутствие видения собственного бизнеса в будущем, слабое желание перестраиваться и перестраивать собственный персонал и плохого «автоматизатора». Солидарен с ним и Дмитрий ЕФРЕМОВ, считающий, что первая, самая глобальная и, как следствие, дорогостоящая ошибка – это отсутствие у предприятия стратегии развития: «Также хочется отметить, что целый блок ошибок непосредственно при процессе внедрения обусловлен низким уровнем управления проектом, ведущим к неправильному распределению и управлению ресурсами проекта. Самым важным аспектом управления ресурсами в проектах по автоматизации является управление персоналом проекта». Вадим КРАСНОВ также отмечает, что «узким местом» в автоматизации бизнес-процессов является «человеческий фактор», причём на всех этажах иерархической лестницы и на всех этапах: «После аудита аппаратно-программной платформы и её оценки мы пытаемся предлагать клиенту отраслевые решения в области автоматизации, используя лучшее из мирового опыта. Правда, используются такие продукты нечасто. Может быть предприятие не доросли до таких решений». Иногда какие-то прикладные программы начинают «конфликтовать» с операционной системой или другими приложениями, и система «виснет». Поэтому для блага клиента средствами системной политики вводятся ограничения на загрузку и изменения программ.


И всё-таки, аутсорсинг…

Как отмечает Вадим КРАСНОВ, мощные бизнес-структуры могут себе позволить иметь квалифицированный и высокооплачиваемый персонал, обслуживающий программно-аппаратные средства автоматизации. Имеют собственные IT-подразделения и государственные организации, активно внедряющие системы автоматизации, правда, оплата труда их сотрудников существенно меньше. Другим же остаётся только привлечение специалистов со стороны, поскольку содержать высококлассных специалистов весьма накладно. И здесь есть два подхода: либо заключить договор с юридическим лицом, либо призвать умельца-частника. «Пытаясь сэкономить, многие руководители не понимают, что этот человек может быть безответственным, может заболеть. Тогда компания понесёт довольно существенные потери. Когда договор заключается с организацией, здесь есть замена заболевшему, компания обучает своих специалистов, несёт она и материальную ответственность, если это предусмотрено договором», – предостерегает Вадим КРАСНОВ от второго подхода. Кстати, некоторых клиентов ХайТИС приобрёл как раз, когда «разгребал завалы» после таких «умельцев».

По мнению Евгения БОГАТЫРЕВА, рост востребованности IT-аутсорсинга обусловлен, прежде всего, специфическими знаниями специалистов – это программисты по операционным системам, по сетевым технологиям, по клиентскому программному обеспечению, по сервисам и т. п. Особой подготовки требуют и системотехники, электронщики, постановщики задач и многие другие.

Дмитрий ЕФРЕМОВ особую роль аутсорсинга видит в снижении затрат на поддержку IT-технологий предприятия в условиях финансового кризиса: «В текущем году, скорее всего, будут востребованы услуги, связанные с защитой персональных данных. Особым спросом будут пользоваться технологии виртуализации. Кризис сделал виртуализацию актуальной, как наиболее эффективный инструмент для сокращения затрат на эксплуатацию и обслуживание IT-инфраструктуры и экономии на последующей закупке оборудования». Он выделяет две модели IT-аутсорсинга: аутсорсинг инфраструктуры и аутсорсинг приложений. В первом случае, - это услуги поддержки пользователей, услуги по управлению активами, услуги поддержки непрерывности бизнеса, услуги центров хранения данных,услуги по управлению сетями, услуги по управлению безопасностью. Аутсорсинг приложений - это, прежде всего, услуги по поддержке ERP- и CRM-систем, хостинг приложений (ASP), поддержка баз данных, маркетинг и продажи. Но аутсорсинг обеих моделей может осуществлять одна компания, занимающаяся комплексным системным администрированием.

Что касается объёма передаваемых на обслуживание услуг, то Евгений БОГАТЫРЕВ советует сначала рассмотреть полный аутсорсинг, то есть весь перечень перечисленного выше, а затем, в обратном порядке, оценивая (в прямом смысле, в рублях) каждое направление, от чего-то отказываться. По его мнению, оптимум у каждого бизнеса будет свой. И хороший аутсорсер всегда напишет в договоре, что и как он гарантирует, в соответствии с законодательством РФ, и в области защиты сохранения персональных данных, и в защите интеллектуальной собственности, сохранении и шифровании данных и т. д.

«Что касается аппаратного обеспечения, то порой ты выступаешь для клиента как модельер, – говорит Вадим КРАСНОВ. – И предлагаешь ему «одежду» по «фигуре». Профессиональный подход предполагает наличие разных уровней технической поддержки». Уровень технической поддержки зависит от потребностей клиента. Кому-то необходимо 40 минут, кому-то достаточно двух часов, другим можно – в течение суток. Отсюда и разница в стоимости обслуживания. Иногда аутсорсеру даже приходится помещать своего сотрудника на площадку клиента, чтобы обеспечить практически мгновенную реакцию на обращение. А для некоторых клиентов приходится держать подменный фонд оборудования.

Резюмируя вышесказанное можно сказать - прогресс остановить невозможно. Что касается компьютерных технологий, то здесь, по совету сказочной шахматной Королевы, приходится бежать изо всех сил только для того, чтобы стоять на месте. И бежать так придётся в двух направлениях: в оснащении программно-аппаратных средств, и в передаче их обслуживания «ландскнехтам», т. е. аутсорсинговым организациям.


Михаил САННИКОВ


Специализированный журнал Журнал "Строительство и Городское Хозяйство Сибири"
Специализированный журнал Журнал "Продукты и прибыль"
Специализированный журнал Журнал "Продукты и прибыль"
НОВОСТИ
17.08.2012
БЕЗОПАСНОСТЬ БИЗНЕСА
Каждый руководитель и собственник бизнеса желал бы узнать, что представляет собой интересующий его человек — потенциальный партнер или корпоративный клиент, претендент на ответственную должность или представитель определенных структур. Получить такую информацию быстро, точно, безо всяких анкет и специальных технических средств позволяет фенотипология...
01.07.2012
В центре внимания – Томск
27 июня представители Издательского Дома «Бизнес-пресса» побывали в городе Томск
24.02.2012
B2B basis
Газета «Бизнес в Сибири» выступила партнером Первой новосибирской конференции B2B basis (Москва) «Корпоративные продажи: управление, стратегия, маркетинг».
Архив новостей


Тенториум с доставкой.